Normalvedtekter for lokallag

Hvert lokallag i LOP fastsetter sine vedtekter. De må godkjennes av sentralstyret før de trer i kraft. Normalvedtektene er veiledende og legges til grunn (jfr. LOPs sentrale vedtekter §4). Hvis det ikke er gjort vedtak lokalt, vil normalvedtektene være gjeldende og forplikte laget.

 

§1. FORMÅL

—— lokallag er et lokalt organisasjonsledd innenfor Landsforbundet for offentlige pensjonister.

Lokallaget har til formål å samle pensjonister med offentlig tjenestepensjon innen et geografisk område, eller etatvis på grunnlag av tidligere tjenestested, til arbeid for felles interesser. Dette skjer bl.a. gjennom møter og andre aktiviteter for medlemmene. Det legges vekt på å informere om offentlige pensjonisters rettigheter og andre aktuelle spørsmål om politikk overfor eldre.

Lokallaget bør også legge vekt på å samarbeide med andre pensjonistorganisasjoner gjennom de  saker de kommunale og fylkeskommunale eldreråd tar opp.

Lokallaget er partipolitisk- og livsynsmessig uavhengig, og lokallaget skal til enhver tid forholde seg til hovedorganisasjonen i samsvar med de vedtekter som gjelder for LOP.

§2.  MEDLEMSKAP

For å bli medlem i et lokallag må man være medlem i LOP sentralt, og alle medlemmer i LOP har rett til medlemskap i lokallag, uavhengig av hvordan de er rekruttert. Dersom det ikke finnes noe lokallag i rimelig nærhet, eller medlemmet selv ikke ønsker slikt medlemskap, blir man direkte medlemmer i forbundet. Medlemskapet er personlig, likevel slik at ektefeller/samboere til  medlemmer, som også er pensjonister, kan bli medlemmer, Deres rett til medlemskap fortsetter selv om ektefelle/samboer faller fra.
 

§3. ÅRSMØTET

Årsmøtet er lokallagets øverste myndighet og holdes hvert år innen utgangen av mars, i landsmøteår innen utgangen av februar.

Årsmøtet skal:

1) Godkjenne innkalling og sakliste

2) Velge følgende årsmøtefunksjonærer

• Dirigent
• 2 referenter
• 2 til tellekorps
• 2 til å underskrive protokollen

Årsmøtet skal behandle følgende saker:

1. Årsmelding fra kalenderåret
2. Revidert regnskap fra kalenderåret
3. Budsjett for inneværende år
4. Saker meldt av styret
5. Saker meldt av medlemmer innen fastsatt frist av styret

6. Valg etter forslag fra valgkomite:

a) Valg av leder for ett eller to år

b) Styremedlemmer (minimum ett) for to år

c) Valg av  to - tre varamedlemmer for ett år

d) Valg av revisor for to år, og vararevisor for ett år

Valgene skal sikre overlapping i funksjonstid i styret. Hvis nødvendig , kan periodene fravikes

 

7. Valg etter forslag fra styret

a) Valgkomite for neste årsmøte (2 eller 3 medlemmer)

b) Utsendinger til LOPs landsmøte

 

Antall utsendinger fra lokallagene til landsmøtet er angitt i LOPs sentrale vedtekter,§5:

20   - 149 medlemmer:           1 representant

150 - 299 medlemmer:            2 representanter

300 – 599 medlemmer:           3 representanter

Over 600 medlemmer:            4 representanter

Medlemstallet er antall medlemmer som har betalt kontingent per 31.12 året før landsmøtet.

Alle lokallagets medlemmer har tale-, forslags og stemmerett på årsmøtet. Styrets medlemmer og varamedlemmer har ikke stemmerett ved behandling av årsmelding og regnskap. Alle vedtak og valg på årsmøtet avgjøres med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme. Unntak: Stemmelikhet ved valg avgjøres ved loddtrekning.

 

§4.  EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE

Ekstraordinært årsmøte holdes når et flertall i styret finner det nødvendig eller når minst 25% av lokallagets medlemmer krever dette skriftlig. Møtet innkalles med minimum 3 ukers varsel, og grunnlaget for innkallingen og styrets vurdering av saken skal følge med.

Et ekstraordinært årsmøte kan også behandle spørsmål som ikke ligger til grunn for innkallingen, når dette er varslet på forhånd og flertallet av møtedeltakerne godkjenner det. For øvrig følges gjeldende prosedyrer for ordinært årsmøte.

 

§5.  STYRET

Lokallagets virksomhet ledes av styret, som er lokallagets øverste myndighet mellom årsmøtene. Det består av 3 – 7 medlemmer, styreleder og 2 – 6 øvrige styremedlemmer, samt varamedlemmer i rekkefølge. Begge kjønn bør være representert. Første varamedlem er normalt tilstede i styremøtene. Styret kan velge å åpne for at øvrige varamedlemmer også kan møte, uavhengig av forfall. Alle varamedlemmer skal motta innkalling med saksdokument.

Styret konstituerer seg selv, og fordeler oppgaver mellom medlemmene.  Ett av styremedlemmene, fortrinnsvis nestleder, skal ha ansvar for verving. Styret er vedtaksført når leder eller nestleder og to andre medlemmer/varamedlemmer er tilstede. Ved stemmelikhet har styrets leder dobbeltstemme. Det føres protokoll fra styremøtene. Styret har ansvar for alle sider ved lokallagets arbeid og skal se til at det skjer i samsvar med vedtektenes §1.

I styrets ansvar inngår blant annet:

• Innhold og programopplegg for medlemsmøter, utflukter og andre arrangement
• Informasjon om virksomheten internt og eksternt, herunder nettsider og medlemsblad
• Ivareta løpende kontakt og informasjonsutveksling med LOP sentralt
• Sørge for en forsvarlig økonomiforvaltning og bidra til oppdatert medlemsoversikt
• Forberede årsmøtet og legge fram årsmelding, årsregnskap og budsjett
• Føre protokoll fra styremøter og årsmøte, samt referat fra medlemsmøter o.l.
• Fastsette frist for innmelding av saker for årsmøtet fra medlemmene.

§6.  REVISOR

Lokallaget skal ha en eller to revisor(er) som velges av årsmøtet. Revisor går gjennom årsregnskapet og leverer signert revisjonsberetning som legges fram for årsmøtet. Etter årsmøtets behandling sendes regnskapet med revisors uttalelse til LOP sentralt.

 

§7.  ADMINISTRATIVE RUTINER

a. Økonomi og regnskap

Regnskapsåret følger kalenderåret. Laget fører regnskap som revideres av valgt revisor og legges fram for årsmøtet. Årsmøtet vedtar budsjett for styreperioden.

 

b. Medlemskontingent.

Innkreving av kontingent i LOP ivaretas sentralt, og medlemmene foretar innbetalinger i samsvar med vedtak i landsmøtet og sentralstyret. For medlemmer i lokallag består kontingenten av sentral kontingent pluss lokallagkontingent, organisasjonsmedlemmer, som tilhører lokallag, betaler bare lokallagskontingent.  Lokallagskontingenten er lik for alle medlemmer, som tilhører et lokallag, og tilbakeføres til lokallagene to ganger årlig (mai/desember). Lokallagene har ikke anledning til å vedta noen form for «egen kontingent», men de står fritt til å innkreve en rimelig egenandel fra medlemmer for å dekke utgifter ved arrangement, som servering, reiser, inngangspenger o.l.

c. Medlemsregister

LOP har et sentralt medlemsregister som inneholder samme type informasjon for alle medlemmer, uavhengig av hvilket lokallag de tilhører. For at systemet skal fungere som forutsatt, kreves aktiv medvirkning fra lokallagene, og styret har ansvar for løpende ajourføring av medlemsopplysninger som inn-/utmeldinger, kontaktinformasjon m.v. Dette gjøres online gjennom passordbeskyttet innlogging på lagets område i systemet, eller ved å kontakte sekretariatet sentralt.

Personopplysninger i medlemsregisteret er begrenset til følgende:

Navn, kjønn, fødselsdato, boligadresse, tlf.nummer, e-postadresse, inn- og utmedlingsdata, medlemsblad, kontingentstatus og tilhørighet til samarbeidende organisasjon.
Opplysningene i medlemsregisteret behandles i samsvar med bestemmelsene om personvern

 

d. Informasjon

Lokallaget holder medlemmer og andre orientert om virksomheten lokalt og sentralt. Lokallaget har egne nettsider på www.lop.no der det kan legges ut alt som anngår laget. Lokallaget legger vekt på å  holde LOPs medlemsblad «Vi i LOP» og LOPs nettsider orientert om sitt arbeid.

e. Arkiv

Lokallaget har plikt til å sørge for at dokumenter av betydning for lagets virksomhet blir arkivert på en hensiktsmessig og betryggende måte.

Eksempler i så måte er møteprotokoller og -referater, sentrale saksdokumenter, utredninger, årsmøtedokumenter som regnskap, årsmeldinger m.v.

For hvert år sendes protokoll fra årsmøtet, årsregnskap og årsberetning i digitalt format til LOP sentralt

KONTINGENT

Fastsettelse av kontingent bør foretas slik at man ikke får problemer ved endring av kontingenten til LOP sentralt på et landsmøte. Dette kan skje ved at den fastsettes på årsmøtene for inneværende kalenderår eller ved at den fastsettes for kommende år men med forbehold i de år det er landsmøte at den kan bli justert i forhold til kontingentvedtaket på landsmøtet.

Giroene for kontingentbetaling må sendes ut i januar måned slik at det blir mulig å foreta purringer på ikke betalt kontingent i god tid før oppgjøret med landslagets sekretariat 1. mai og 1. november.

Lagene har ikke adgang til å dekke skyldig kontingent for de medlemmer som ikke betaler.
 

MEDLEMSLISTER

Styret skal holde LOPs sekretariat orientert om lagets medlemsregister/-kartotek.

Som angitt i kapitlet om MEDLEMSREGISTER kan lagene få tilsendt medlemslister og adresseetiketter fra LOPs sekretariat. I LOPs sekretariat register kan laga registrere  følgende opplysninger:

• Fødselsdato
• Kjønn
• Telefonnummer
• e-postadresse
• Innmeldingsdatoer, utmeldingsdatoer
• Årsak til utmeldinger, manglende betaling, etc.
• Tilsendelse/ikke tilsendelse av medlemsblad
• Returdatoer for medlemsblad som følge av manglende levering
• Returdatoer for tilsendte bankgiroer
• Utenlandsopphold
   

§8.  OPPLØSNING

Forslag om oppløsning fremmes for årsmøtet/ekstraordinært årsmøte på vanlig måte. Dersom forslaget får 2/3 flertall blant de avgitte stemmer, tas forslaget opp på neste årsmøte. Oppløsning vedtas endelig, under dette møtet, med 2/3 flertall av de avgitte stemmene.. Lagets arkiv og aktiva overføres LOP sentralt. Lokallagsmedlemmene mister ikke sitt medlemskap i LOP, selv om laget oppløses.
 

§9.  ENDRING AV VEDTEKTENE

Forslag til endring av lagets vedtekter må oversendes styret innen fastsatt frist for behandling på årsmøtet. Styret legger fram innstilling. Vedtektsendring krever 2/3 flertall. Realitetsendringer ut over rent språklige/redaksjonelle justeringer må også godkjennes av sentralstyret.